Uniwersytecki Szpital Dziecięcy w Krakowie

   +48 12 658 20 11
Unia Europejska
Unia Europejska

Dokumentacja medyczna

Kto zajmuje się udostępnianiem dokumentacji medycznej w Szpitalu i gdzie można uzyskać niezbędne informacje?

Sprawami związanymi z udostępnianiem dokumentacji medycznej zajmuje się w naszym Szpitalu Biuro Archiwum Dokumentacji Medycznej (pokój 4L-01A – pierwsze piętro w Budynku Centrum Ambulatoryjnego Leczenia Dzieci – CALD), czynne w dni powszednie od godz. 7:30 do godz. 15:00, nr tel. +48 12 658-20-11 wew. 1485, e-mail: dokumentacja@usdk.pl.

Jak można wnioskować o udostępnienie dokumentacji medycznej?

  • osobiście w Biurze Archiwum Dokumentacji Medycznej,
  • przesyłając na adres pocztowy Szpitala wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej pocztą tradycyjną (np. list polecony),
  • przesyłając wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej na adres poczty elektronicznej dokumentacja@usdk.pl jako dokument podpisany podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
  • przesyłając wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Szpitala z wykorzystaniem tzw. Profilu Zaufanego na ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – dostęp na stronie https://obywatel.gov.pl/. Adres skrytki ePUAP: /USDK/SkrytkaESP
    https://epuap.gov.pl/wps/myportal/aplikacje/skrzynka 
  • przesyłając wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej na adres poczty elektronicznej dokumentacja@usdk.pl w postaci zwykłego odwzorowania (skan, zdjęcie) – jednakże z obowiązkiem osobistego odbioru dokumentacji.

Jaki jest czas oczekiwania na udostępnienie dokumentacji medycznej?

Wnioski o udostępnienie dokumentacji medycznej realizowane są bez zbędnej zwłoki – jednakże w kolejności ich wpływania do Szpitala.

 Jak przygotować wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej?

Wnioskować o udostępnienie dokumentacji medycznej można w dowolny sposób, z zastrzeżeniem konieczności podania danych niezbędnych do zidentyfikowania osoby, której dotyczy dokumentacja medyczna oraz osoby uprawnionej do odbioru dokumentacji. Wniosek pisemny można przygotować samodzielnie lub też skorzystać z poniższego wzoru wniosku, który został przygotowany dla wygody osób zainteresowanych.

W jakiej formie udostępnia się dokumentację medyczną?

  Dokumentację medyczną udostępnia się:

  • poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów, kopii lub wydruków,

Uwaga! W przypadku konieczności uwierzytelnienia kopii „za zgodność z oryginałem”, prosimy o zgłoszenie tego faktu przy wnioskowaniu o udostępnieniu dokumentacji medycznej.

  • na informatycznym nośniku danych (np. utrwalone elektronicznie badania obrazowe),
  • do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, z zapewnieniem możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć,
  • za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (dotyczy dokumentacji, prowadzonej w formie elektronicznej, z wyłączeniem badań obrazowych),
  • poprzez wydanie oryginału za potwierdzeniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, w przypadku gdy zwłoka w wydaniu dokumentacji mogłaby spowodować zagrożenie życia lub zdrowia pacjenta.

Jakie są opłaty związane z udostępnianiem dokumentacji medycznej?

Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji medycznej reguluje Art. 27 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r. (Dz.U. 2009 Nr 52, poz. 417 z późn. zm.).

Od 1 czerwca 2024 r.:
Cena jednej strony kopii lub wydruku dokumentacji medycznej wynosi 0,57 PLN (brutto)
Cena dokumentacji medycznej (wynik badania zapisany elektronicznie) na elektronicznym nośniku danych (jedna płytka CD-DVD) wynosi 3,26 PLN (brutto).

Opłat, o których mowa powyżej, nie pobiera się w przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu po raz pierwszy w żądanym zakresie i w określony sposób (wyciąg, kopia, odpis, wydruk, nośnik danych).

Ponadto, jeśli na życzenie osoby wnioskującej udostępniana dokumentacja medyczna miałaby zostać przesłana pocztą na wskazany we wniosku adres, to wówczas adresat zobowiązany jest pokryć dodatkową opłatę pocztową – wg cennika Poczty Polskiej S.A. dla przesyłek kurierskich.

Kto może wnioskować o udostępnienie dokumentacji medycznej?

Sprawę tę reguluje Art. 26 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r. (Dz.U. 2009 Nr 52, poz. 417 z późn. zm.). Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta. Oczywiście w przypadku dzieci i młodzieży do 18 r.ż. osobami uprawnionymi są ich rodzice lub opiekunowie prawni. W dalszej części Art. 26 ustawodawca wymienia uprawnione osoby, instytucje, podmioty, czy organy władzy publicznej lub organy rentowe.

Prosimy, aby kierowana do nas korespondencja była czytelna, zawierała dokładne informacje dotyczące udostępnianej dokumentacji medycznej (zakres, rodzaj, sposób udostępniania) oraz pozwalała w sposób niebudzący wątpliwości na identyfikację pacjenta, którego dotyczy.

Potwierdzanie tożsamości przy udostępnianiu dokumentacji medycznej

Dlaczego prosimy o potwierdzenie tożsamości przy udostępnianiu dokumentacji medycznej?

Dokumentacja medyczna zawiera dane osobowe i informacje medyczne, które mogą być udostępnione wyłącznie osobie uprawnionej. Musimy zatem sprawdzić, czy wnioskodawca jest tą osobą, za którą się podaje.

Co jest dokumentem potwierdzającym tożsamość?
Co do zasady dokumentem potwierdzającym tożsamość jest dowód osobisty.

Czy okazany dowód osobisty zostanie skopiowany?
Nie. Nie kopiujemy dowodów osobistych ani żadnych innych dokumentów potwierdzających tożsamość.

Na jakiej podstawie prosimy o potwierdzenie tożsamości udostępniając dokumentację medyczną?
Sprawę konieczności potwierdzania tożsamości, w tym przypadku, rozstrzygnął Sąd Administracyjny – Wyrok II OSK 2770/13 – który orzekł: „Każda z (…) osób zgłaszając żądanie udostępnienia dokumentacji medycznej, nie wyłączając pacjenta, ma obowiązek wylegitymowania swojej tożsamości.”

Komunikat Dyrektora Uniwersyteckiego Szpitala Dziecięcego w Krakowie w sprawie możliwości odbioru dokumentacji medycznej indywidualnej wewnętrznej pacjentów leczonych w tutejszym szpitalu

Działając na podstawie Art. 29 ust. 2 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dnia 6 listopada 2008 r. (Dz.U. 2009 Nr 52, poz. 417 z późn. zm. ) oraz §75 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz.U. 2015 poz. 2069), uprzejmie informuję, że z uwagi na upływające okresy przechowywania dokumentacji medycznej istnieje możliwość odbioru dokumentacji medycznej indywidualnej wewnętrznej (karty ambulatoryjne, historie chorób) pacjentów leczonych w Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Krakowie. Przeznaczone do zniszczenia (brakowania) karty ambulatoryjne i historie chorób do numeru:

  • 450 000 można będzie odebrać do dnia 30.11.2023 r.
  • 480 000 można będzie odebrać do dnia 30.11.2024 r.

po uprzednim złożeniu wniosku w Biurze Archiwum Dokumentacji Medycznej (pokój 4L-01A – pierwsze piętro w Budynku CALD) Uniwersytecki Szpital Dziecięcy w Krakowie, ul. Wielicka 265, 30-663 Kraków (nr tel. +48 12 658 20 11 wew. 1485).

Jednocześnie informuję, że zgodnie z powoływaną Ustawą dokumentacja medyczna przeznaczona na zniszczenie może zostać wydana pacjentowi nie wcześniej jak po upływie 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 roku życia, która jest przechowywana w Szpitalu przez okres 22 lat oraz dokumentacji medycznej przechowywanej przez 30 lat, w przypadku zgonu pacjenta na skutek zatrucia lub uszkodzenia ciała.

lek. med. Andrzej Bałaga – Kierownik CALD

Załączniki dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej

Pliki do pobrania WNIOSEK O UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ 13.11.2019